manajemen perairan

Fungsi Manajemen terdiri atas 4 fungsi yang utama, yaitu :

1.            Planning ( fungsi perencanaan )

2.            Organizing ( fungsi pengorganisasian )

3.            Directing ( pengarahan )

4.            Controlling ( pengendalian )

Untuk memperoleh hasil secara maksimal, para manajer harus mampu menguasai seluruh fungsi manajemen yang ada.

Fungsi Manajemen

Fungsi Fungsi Manajemen

Fungsi fungsi manajemen menurut para ahli yang satu dengan yang lainnya secara umum memiliki banyak kesamaan. Fungsi manajemen menurut Henry Fayol dan GR Terry menyebutkan ada 4 fungsi yang utama dari sebuah manajemen, Perencanaan - Pengorganisasian - Pengarahan - Pengendalian.

1. Planning (Fungsi Perencanaan)

Planning adalah bagaimana perusahaan menetapkan tujuan yang diinginkan dan kemudian menyusun rencana strategi bagaimana cara untuk mencapai tujuan tersebut.

Manajer dalam fungsi perencanaan harus mengkaji dan mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum memutuskan karena ini adalah langkah awal yang bisa berpengaruh secara total dalam perusahaan kedepannya.

Fungsi fungsi manajemen yang lain tidak akan bisa berjalan dengan baik tanpa adanya perencanaan yang matang.

# Kegiatan Fungsi Perencanaan

Ada beberapa aktivitas dalam fungsi perencanaan

·                     Menetapkan arah tujuan dan target bisnis

·                     Menyusun strategi untuk mencapai tujuan tersebut

·                     Menentukan sumber daya yang dibutuhkan

·                     Menetapkan standar kesuksesan dalam upaya mencapai tujuan

# Pembagian Perencanaan

Perencanaan dari sudut pandang jenjang manajemen bisa dibagi kedalam beberapa jenjang:

·                     Top Level Planning (Perencanaan Jenjang Atas)

Perencanaan dalam jenjang ini bersifat strategis.

Jenjang atas ini memberikan petunjuk umum, rumusan tujuan, pengambilan keputusan serta memberikan pentunjuk pola penyelesaian dan sifatnya menyeluruh.

Top level planning menekankan tujuan jangka panjang organisasi dan tentu saja menjadi tangung jawab manajemen puncak.

·                     Middle Level Planning (Perencanaan Jenjang Menengah)

Jenjang perencanaan menengah sifatnya lebih administratif

Jenjang menengah menyiapkan cara-cara yang akan ditempuh untuk merealisasikan tujuan dari sebuah perencanaan dijalankan.

Tanggung jawab perencanaan middle level berada pada manajemen menengah.

·                     Low Level Planning (Perencanaan Jenjang Bawah) 

Perencanaan jenjang bawa lebih fokus terhadap bagaimana cara menghasilkan.

Jenjang bawah ini lebih mengarah kepada kegiatan operasional perusahaan

Manajemen pelaksana adalah pihak yang bertanggung jawab dalam perencanaan jenjang bawa ini 

# Syarat Fungsi Perencanaan

Perencanaan yang baik selayaknya memenuhi beberapa syarat syarat berikut:

·                     Mempunyai tujuan yang jelas

·                     Sederhana, tidak terlalu sulit dalam menjalankannya

·                     Memuat analisis pada pekerjaan yang akan dilakukan

·                     Fleksibel, bisa berubah mengikuti perkembangan yang terjadi

·                     Mempunyai keseimbangan, tanggung jawab dan tujuan yang selaras pada tiap-tiap bagian

·                     Segala sesuatu yang tersedia bisa dipergunakan secara efektif serta berdaya guna

 # Manfaat Fungsi Perencanaan

Beberapa manfaat dari adanya fungsi perencanaan, diantaranya :

·                     Bisa membuat pelaksanaan tugas jadi tepat dan kegiatan pada tiap-tiap unit akan lebih terorganisir kearah tujuan yang sama

·                     Dapat menghindari kesalahan yang mungkin akan terjadi

·                     Memudahkan pengawasan

·                     Menjadi pedoman dasar di dalam menjalankan kegiatan

2. Organizing (Fungsi Pengorganisasian)

Organizing (fungsi perencanaan) adalah pengaturan sumber daya manusia dan sumber daya fisik yang dimiliki agar bisa menjalankan rencana-rencana yang sudah diputuskan untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

Fungsi pengorganisasian mengelompokkan semua orang, alat, tugas dan wewenang yang ada dijadikan satu kesatuan yang kemudian digerakkan melaksanakan apa yang sudah direncanakan sebelumnya.

Pengorganisasian bisa memudahkan manajer untuk mengawasi dan menentukan orang-orang yang dibutuhkan dalam menjalankan tugas yang telah dibagi-bagi.

Tugas apa yang harus dikerjakan ?

Siapa personil yang akan melakukannya ?

Bagaimana tugasnya dikelompokkan ?

Siapa yang harus bertanggung jawab terhadap tugas tersebut ?

Semua telah ditentukan dalam fungsi organizing manajemen

# Kegiatan Organizing

·                     Mengalokasikan sumber daya, menyusun dan menetapkan tugas-tugas serta menetapkan prosedur yang diperlukan

·                     Menetapkan struktur perusahaan yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggung jawab

·                     Merekrut, menyeleksi, dan melakukan pelatihan serta pengembangan tenaga kerja

·                     Menempatkan tenaga kerja pada posisi yang pas dan paling tepat.

# Unsur-unsur Organizing

·                     Sekelompok orang yang diarahkan untuk bekerja sama

·                     Melakukan kegiatan yang sudah ditetapkan

·                     Kegiatan  yang diarahkan untuk mencapai tujuan

# Manfaat Organizing

·                     Pembagian tugas-tugas bisa sesuai dengan kondisi perusahaan

·                     Menciptakan spesialisasi saat menjalankan tugas

·                     Personil dalam perusahaan mengetahui tugas apa yang akan dijalankan.

# Fungsi Organizing

·                     Pendelegasian wewenang dari manajemen puncak kepada manajemen pelaksana

·                     Adanya pembagian tugas yang jelas

·                     Mempunyai manajer puncak yang profesional untuk bisa mengkoordinasikan semua kegiatan yang dilakukan

3. Directing (Fungsi Pengarahan)

Directing alias fungsi pengarahan adalah upaya untuk menciptakan suasana kerja dinamis, sehat agar kinerjanya lebih efektif dan efisien.

Beberapa kegiatan pada fungsi pengarahan :

·                     Membimbing dan memberi motivasi kepada pekerja supaya bisa bekerja secara efektif dan efisien.

·                     Memberi tugas serta penjelasan secara rutin tentang pekerjaan

·                     Menjelaskan semua kebijakan yang sudah ditetapkan

4. Controlling (Fungsi Pengendalian / Pengawasan)

Fungsi pengendalian adalah upaya untuk menilai suatu kinerja yang berpatokan kepada standar yang telah dibuat, juga melakukan perbaikan apabila memang dibutuhkan.

Kegiatan pada fungsi pengendalian misalnya:

·                     Mengevaluasi keberhasilan dan target dengan cara mengikuti standar indikator yang sudah ditetapkan

·                     Melakukan klarifikasi dan koreksi terhadap penyimpangan yang ditemukan

·                     Memberi alternatif solusi yang mungkin bisa mengatasi masalah yang terjadi.

Controlling akan berjalan efektif dengan memperhatikan hal hal berikut :

·                     Routing (jalur), manajer menetapkan cara atau jalur supaya bisa dengan mudah mengetahui letak dimana suatu kesalahan sering terjadi.

·                     Scheduling (penetapan waktu), Manajer menetapkan kapan semestinya pengawasan harus dijalankan. 

Kadang-kadang, pengawasan yang terjadwal mungkin tidak efisien dalam menemukan suatu kesalahan, dan sebaliknya, sesuatu yang dijalankan secara mendadak malah lebih berguna.

·                     Dispatching (perintah pelaksanaan), adalah pengawasan yang berupa suatu perintah pelaksanaan pada pekerjaan. Tujuannya supaya suatu pekerjaan bisa selesai tepat waktu. 

Perintah bisa membuat sebuah pekerjaan bisa terhindar dari kondisi yang terkatung katung, dan pada ujungnya apabila terjadi kesalahan, bisa dengan mudah diidentifikasi siapa yang melakukan kesalahan

·                     Follow Up (tindak lanjut), Manajer mencarikan solusi apabila terdapat kesalahan yang ditemukan.

Tindak lanjut bisa dengan memberikan peringatan terhadap pihak yang sengaja atau tidak sengaja melakukan kesalahan dan memberikan petunjuk supaya kesalahan yang sama tidak akan terulang kembali

Bentuk pengawasan yang baik adalah pengawasan yang sesuai dengan kebutuhan dan sifat atau karakter dari perusahaan.

Sebuah pengawasan yang baik dilakukan dengan tidak menelan banyak biaya dan bisa menjamin adanya kegiatan perbaikan.

Untuk itu, perusahaan perlu menyiapkan langkah tata pola dan rencana perusahaan sebelum pengawasan dilaksanakan.

Penjelasan Mengenai Fungsi Fungsi Manajemen

Untuk lebih memberikan gambaran yang lebih jelas mengenai fungsi manajemen, di bawah ini diuraikan fungsi manajemen menurut G.R. Terry yang terdiri atas perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan.

1. Planning (Perencanaan)

Perencanaan adalah pemilihan fakta-fakta dan usaha menghubung-hubungkan antara fakta yang satu dengan yang lain, kemudian membuat perkiraan dan peramalan tentang keadaan dan perumusan tindakan untuk masa yang akan dating yang sekiranya diperlukan untuk mencapai hasil yang dikehendaki. Atau dengan kata lain, perencanaan adalah kegiatan yang berhubungan dengan waktu untuk mencapai tujuan.

Perencanaan dibedakan dalam tiga jenis, yaitu sebagai berikut.

a. Perencanaan jangka pendek atau kurang dari 1 tahun.

Misalnya perencanaan strategik yang meliputi proses pemilihan tujuan organisasi, penentuan strategi, kebijakan dan program-program yang diperlukan untuk tujuan tersebut.

b. Perencanaan jangka menengah atau dalam waktu 1 tahun sampai dengan lima tahun. Contoh: perencanaan laba.

c. Perencanaan jangka panjang atau lebih dari lima tahun.

Contoh: perencanaan produk, perencanaan bidang penjualan, bidang teknik, bidang permodalan, dan bidang personil.

Dalam menyusun perencanaan, langkah-langkah yang harus dilakukan antara lain:

- menetapkan serangkaian tujuan,

- merumuskan keadaan saat ini,

- mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan,

- mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan.

Suatu rencana yang baik harus berpedoman pada 5 W dan 1 H, yaitu:

a. what, artinya tindakan apa yang hars dikerjakan,

b. why, artinya apakah sebabnya tindakan itu harus dikerjakan,

c. where, artinya dimanakah tindakan itu dilaksanakan,

d. when, artinya kapan tindakan itu dilaksanakan,

e. who, artinya siapakah yang akan mengerjakan tindakan itu,

f. how, artinya bagaimanakah caranya melaksanakan tindakan itu.

2. Organizing (Pengorganisasian)

Pengorganisasian adalah mengalokasikan seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan antara kelompok kerja, menetapkan wewenang relatif serta tanggung jawab masing-masing individu atas komponen kerja, dan menyediakan lingkungan kerja yang tepat dan sesuai. Dengan kata lain, pengorganisasian adalah kegiatan yang berhubungan dengan mengatur manusia atau karyawan atau pegawai.

Berikut ini alasan pengorganisasian sangat diperlukan dalam setiap kegiatan manajemen.

a. Mempermudah pelaksanaan kerja

b. Membagi-bagi kegiatan atas bagian-bagian yang khusus

c. Mempermudah pengawasan oleh pihak atasan

d. Mencegah kegiatan-kegiatan kembar dan bertumpuktumpuk atau mencegah terjadi overlaping.

e. Agar dapat menempatkan pekerja yang sesuai dengan tugas dan kemampuannya atau the right man on the right place.

f. Agar kegiatan selesai sesuai dengan rencana.

Sementara itu, untuk menyusun organisasi secara teratur harus memperhatikan tindakan-tindakan berikut ini.

- Ketahuilah tujuan-tujuan yang akan dicapai.

- Bagi-bagilah pekerjaan dalam kegiatan-kegiatan kecil.

- Kelompokkanlah kegiatan tersebut ke dalam kesatuan yang praktis dan homogen.

- Gariskanlah dengan jelas dan tegas tugas-tugas yang harus dilakukan serta sediakanlah fasilitas yang memadai.

- Tempatkanlah tenaga kenja yang kompeten.

- Berilah wewenang kepada petugas yang dipercaya.

3. Actuating (Penggerakan)

Actuating adalah menempatkan semua anggota pada kelompok agar kerja secara sadar untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan sesuai dengan perencanaan dan pola organisasi. Atau dengan kata lain, penggerakan artinya kegiatan yang berhubungan dengan memotivasi atau memberi semangat kepada karyawan atau pegawai.

Menurut Dr. Sondang P. Siagian, MPA, penggerakan adalah keseluruhan proses pemberian motivasi bekerja kepada para bawahan sedemikian rupa, sehingga mereka mau bekerja secara ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi dengan efisien dan ekonomis.

Actuating merupakan bagian yang sangat penting dalam proses manajemen, karena inti dari manajemen adalah penggerakan, dan inti dari penggerakan adalah memimpin (leadership). Seseorang yang dapat menggerakkan orang di bawah kekuasaannya, berarti ia dapat menjalankan manajemen, begitu juga bila ia dapat memimpin orang-orang yang ada di bawah kekuasaannya berarti ia dapat menggerakkan orang-orang itu.

Kegiatan penggerakan atau actuating biasanya akan memperoleh hasil yang maksimal apabila memperhatikan faktor-faktor berikut.

a. Memperlakukan manusia dengan sebaik-baiknya.

b. Mendorong pertumbuhan dan perkembangan manusia.

c. Menampakkan pada manusia keinginan untuk melebihi.

d. Menghargai hasil pekerjaan yang baik dan sempurna.

e. Mengusahakan adanya keadilan tanpa pilih kasih.

f. Memberikan kesempatan yang tepat dan bantuan yang cukup.

g. Memberikan dorongan untuk mengembangkan potensi dirinya.

Actuating maengandung definisi sebagai berikut.

a.   Actuating adalah menggerakkan orang lain secara umum.

b. Directing adalah menggerakkan orang lain dengan memberikan petunjuk-petunjuk dan pengarahan.

c. Commanding adalah menggerakkan orang lain dengan memberikan perintah atau komando, terkadang disertai faktor paksa.

d. Motivating adalah menggerakkan orang lain dengan memberikan alasan-alasan, bimbingan, nasihat, dan dorongan.

e. Staffing adalah menggerakkan orang lain dengan menempatkannya pada fungsi-fungsi yang sesuai ataupun dengan memberikan jabatan-jabatan tertentu.

f. Leading adalah menggerakkan orang lain dengan member contoh dan teladan yang baik, membawa kepada tujuan.

4. Controlling (Pengawasan)

Pengawasan adalah proses penentuan apa yang akan dicapai (standard), apa yang sedang dilakukan (pelaksanaan), menilai pelaksanaan, dan bilamana perlu mengambil tindakan korektif sehingga pelaksanaan dapat berjalan menurut rencana, yaitu sesuai dengan standar. Atau dengan kata lain, pengawasan adalah kegiatan yang berhubungan dengan mengendalikan atau mengawasi setiap pekerjaan serta melakukan tindakan koreksi.

Proses pengawasan dilakukan dengan tiga langkah, yaitu sebagai berikut.

a. Mengukur hasil pekerjaan.

b. Membandingkan hasil pekerjaan dengan standar dan memastikan perbedaan.

c. Mengoreksi penyimpangan yang tidak dikehendaki melalui tindakan perbaikan, baik melalui perencanaan, pengorganisasian, maupun penggerakan.

Sementara itu, fungsi pengawasan yang baik di antaranya adalah:

a. mencegah penyimpangan-penyimpangan,

b. memperbaiki kesalahan-kesalahan, kelemaban-kelemahan dan menindak penyalahgunaan serta penyelewengan,

c. mendinamisasi organisasi serta segenap kegiatan manajemen,

d. mempertebal rasa tanggung jawab,

e. mendidik pegawai atau pelaksana.

Faktor-faktor yang memengaruhi keberhasilan pengawasan antara lain sebagai berikut.

a. Adanya rencana yang dilaksanakan dan standar hasil.

b. Adanya ketegasan manajer pengontrol.

c. Proses pengawasan itu sendiri.

d. Penerapan strategi yang digunakan.

e. Keahlian dari manajer pengawas mulai dari menentukan kesalahan sampai melakukan koreksi.

f. Menunjuk manajer pengawas yang benar-benar mempunyai kewenangan untuk melakukan pengawasan.

g. Kinerja manajer yang ditunjuk untuk melakukan pengawasan.

Dalam melaksanakan pengawasan harus digunakan suatu metode/cara. Banyak sekali metode pengawasan yang dapat dipergunakan untuk mengendalikan dan menilai pelaksanaan, baik secara keseluruhan maupun secara bertahap. Akan tetapi pada dasarnya metode pengawasan yang dipergunakan terdiri atas tiga macam, yaitu sebagai berikut.

a. Metode observasi langsung, di mana pengamatan dilakukan langsung oleh atasan atau pimpinan terhadap pelaksanaan kerja yang sedang dilakukan oleh pegawai atau petugas dengan tidak mempercayakan orang lain yang akan mengamatinya.

b. Metode statistik, di mana pengamatan dilakukan melalui data-data yang disusun secara statistik dan grafis. Biasanya statistik itu disusun dari data-data yang sudah diolah sedemikian rupa, sehingga mudah dimengerti dan dipahami.

c. Metode laporan, yaitu pengawasan dilakukan setelah diketahui kesalahan, kekeliruan, dan penyalahgunaan dari laporan yang diterima.

Adapun laporan biasanya dibuat dalam bentuk:

1) laporan lisan yaitu laporan melalui orang yang ditugaskan untuk mengawasi ataupun laporan dari pelaksana yang melakukan pekerjaan itu. Laporan itu cukup secara lisan saja, tidak perlu disampaikan secara tertulis.

2) laporan tertulis yaitu laporan yang disampaikan kepada yang berwenang dan bertanggung jawab, baik oleh pengawas maupun oleh pelaksana secara tertulis, tidak cukup secara lisan saja.